Unvan Değişikliğinde Belgelerin Kullanımı

Bilindiği üzere Yeni TTK ile çok sayıda limited şirket anonim şirkete dönüştü ve dönüşmeye de devam ediyor.Ancak, Yeni TTK’nın 397’nci maddesine Bakanlar Kurulu Kararı ile kapsam dışı kalan anonim şirketlerin de denetime tabi olacaklarına ilişkin düzenleme dönüşümleri yavaşlatabilir. Hatta, getirilecek denetimin içeriğine göre Bakanlar Kurulu Kararı ile kapsam dışı kalan anonim şirketlerden limited şirketlere dönüşler de başlayabilir. Yazımızda, unvan değişikliği halinde defter, belge ve ödeme kaydedici cihazların kullanılmaya devam edilip edilemeyeceği hususu ele alınacaktır.
Bilindiği üzere, Vergi Usul Kanunu (VUK)’nun 163’üncü maddesine göre, değişiklik bildirimleri, bildirilecek olayın vukuu tarihinden itibaren bir ay içerisinde mükellef tarafından vergi dairesine yapılacaktır.
VUK 163’üncü maddesi düzenlemesi uyarınca 240 seri numaralı VUK Genel Tebliğinde açıklamalarda bulunulmuştur. Tebliğde de açıklandığı üzere, nüfus bilgileri diye nitelendirdiğimiz nüfus cüzdanında yer alan her bir bilgide daha sonra meydana gelecek değişikliklerin de (isim, soyad tashihi, nüfusa kayıtlı olunan yerin değişmesi vb.) en geç bir ay içinde bağlı bulunulan vergi dairelerine bildirilmesi gerekmektedir.

Mükellefler, nüfus bilgilerinde meydana gelen değişikliklerin yanısıra, mükellefiyetlerini tesis ettirdikleri anda beyan edilen ve yoklama ile tespit edilen adres, iş yeri türü, faaliyet türü ve benzeri bilgilerde meydana gelen değişiklikleri de en geç bir aylık süre içerisinde bağlı bulundukları vergi dairelerine bildirmek zorundadırlar.
Aynı şekilde, tüzelkişiler de unvan, merkezin bulunduğu yer, kuruluş yılı, işyeri türü, şube adı ve bunlarla ilgili adres bilgilerinde meydana gelen değişiklikleri de bir aylık süre içerisinde vergi dairelerine bildireceklerdir.
İstenilen bilgilerin süresinde vergi dairelerine bildirilmemesi VUK’un 352-II/4-7. maddesi uyarınca usulsüzlük cezası kesilmesini gerektirecektir.
Unvan değişikliği halinde, mükelleflerce halen kullanılmakta olan ve VUK hükümlerine göre düzenlenmesi ve kullanılması zorunlu belgeler üzerinde yer alan eski sicil numaraları, okunaklı bir şekilde çizilerek bu belgeler; yeni vergi numarası elle yazılmak veya kaşeyle yada bilgisayarla basılmak suretiyle kullanılmaya devam edilecektir.
Ödeme kaydedici cihazlar, kullanma kılavuzlarından yararlanılarak (cihaz mührünü bozmadan) tuşlarına basmak suretiyle fiş üzerine yeni vergi numarasınıyazacak şekilde programlanacak veya aynı işlem yetkili servislere yaptırılabilecektir.
Ödeme kaydedici cihaza ait ruhsatname ve levhalar yeni vergi numarasına göre düzeltilecektir.
Eski Unvan Adına Basılan Defterlerin Durumu
Unvan değişikliği, işe başlama, sınıf değiştirme, yeni mükellefiyete girme gibi bir durum olmadığından, örneğin 2012 yılında unvan değiştiren bir şirket, 2012 hesap dönemi için VUK hükümlerine göre tasdik ettirmiş olduğu defterleri ara tasdik yaptırmaksızın unvan değişikliğinin yapıldığı 2012 hesap dönemi sonuna kadar eski unvan ile kullanabilecektir. Ancak, aynı defterler 2013 yılında da kullanılmak istenmesi halinde Ocak ayı içerisinde tasdikin yenilenmesi gerekecektir.
Eski Unvan Adına Basılan Belgelerin Durumu
Eski unvan adına basılan belgeler (faturalar, irsaliyeler gibi) ise, belgede yer alan eski ünvanın üzeri okunaklı bir şekilde çizilerek, bu belgelere, yeni unvan elle yazılarak, kaşe basılarak ya da bilgisayarla basılmak suretiyle mevcut belgeler tükeninceye kadar kullanılmaya devam edilebilecektir.
Eski Unvan Adına Alınan Ödeme Kaydedici Cihazların Durumu
Ödeme kaydedici cihazların kullanımında ise, fiş üzerine yeni unvan yazılacak şekilde cihaz programlanacak, cihazlara ait levhalar ise değişen bilgilere göre düzeltilerek cihaz kullanılmaya devam edilecektir.  
Sonuç olarak unvan değişikliği halinde defter ve belgeler ile ödeme kaydedici cihaz kullanılmaya devam edilebilecektir. Nitekim, Gelir İdaresinin vermiş olduğu 26.02.2013 tarih ve 38 sayılı VUK Özelgesinde de bu yönde görüş bildirilmiştir.