İşçi özlük dosyası hakkındaki düzenlemeler 10.06.2009 tarih ve 25134 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesi ve 104. Maddesi ile çalışma hayatımıza girmiş ve işverenlerce bu belge ve formların düzenlenmesi ve saklanması zorunlu hale getirilmiştir.
4857 Sayılı Kanunda İşçi özlük dosyası aşağıda belirtilen madde ile düzenlenmiştir:
Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
4857 sayılı İş Kanununun 75. Maddesi uyarınca işveren; çalıştırdığı her işçi için işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşçi çalıştıran her bir işveren tarafından yasal olarak yapılması zorunlu olup, işçi özlük dosyası düzenlenmemesi halinde her işçi için 2013 yılında 1.293.-TL idari para cezası söz konusudur. Özlük dosyası olmaması cezayı gerektirmekle birlikte, ayrıca özlük dosya-sında bulunması zorunlu olan belgeleri düzenlememek veya zamanında ilgili kuruma vermemek de cezayı gerektirmekte¬dir. Bazı belgelerin bulunmaması doğrudan idari para cezası gerektirmemekle birlikte, hem denetimlerde, hem de ihtilaflı hallerde ispat için bulundurulması gerekir.
İş Kanunu 109. Maddesi uyarınca işçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerekir. Bildirim yapılacak kişi bunu im¬zalamazsa, bu husus orada tutanakla tespit edilir. Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanır. İşçiye yapılan bildirimlere ilişkin imzalı örnek veya imzadan kaçınmış ise düzenlenen tutanak eklenerek bunların da özlük dosyasında saklanması gerekir.
İşçi özlük dosyası her işçi için ayrı düzenlenmesi gerektiğinden, özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olacaktır. Bu nedenle çalışan her işçi için bir özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur.
5510 sayılı Sosyal Sigortalar Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4904 sayılı İş Kur Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun ilgili kısımları da dikkate alınarak işçinin özlüğüne dair dosyasında bulundurulması gereken evrakları aşağıda olduğu şekilde sayabiliriz.
- İşe Başvuru Formu,
- Hizmet Sözleşmesi,
- Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1 a,
- GSS Giriş Bildirgesi,
- İşçi kimlik bilgileri ve Nüfus Cüzdanı Sureti,
- İkamete Dayalı Nüfus Kayıt Örneği,
- Sağlık Raporu,
- Kan Grubunu Gösterir Belge,
- Savcılık tarafından düzenlenmiş adli sicil kayıt belgesi,
- Askerlik durumunu gösterir belgeler,
- 18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveyninin muvafakat namesi,
- 6 adet vesikalık Fotoğraf,
- Aile durum bildirimi formu,
- Mezun olduğu okul diploma fotokopisi,
- İşveren tarafından verilmiş demirbaş malzemelere ait teslim Belgesi,
- Fazla çalışma onay belgesi,
- Ücretlerin ödendiğine dair; İşçi tarafından imzalanmış hesap pusulası,
- İşe izinsiz gelmeme veya İş Geç gelme hallerinde düzenlenecek tutanak ve - İhtar yazıları,
- Ücretsiz izinler ve yıllık ücretli izin ile ilgili dilekçe veya formlar,
- Yıllık ücretli izin cetveli,
- Doğum yapan kadına ait; 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi,
- İş kazası tutanağı ve iş kazalarında yapılması gereken idari işlemlere ait yazışmalar, SGK’ ya yapılan bildirim yazı örnekleri,
- Toplu işçi çıkarılması ile ilgili olarak bir ay önceden “Bölge Çalışma Müdürlüğü” ne verilecek Yazı örneği,
- Toplu işçi çıkarılması ile ilgili olarak bir ay önceden “Türkiye İş Kurumu Müdürlüğü” ne verilecek yazı örneği,
- 6331 sayılı “İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu” uyarınca işçiye verilmesi gerekli olan eğitim ve bilgilendirmelerin yapıldığını gösteren yazı ve tutanaklara ait belgeler,
- İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin imzasını taşıyan belgeler.
- İşe gelmeyen işçinin, en son adresine gönderilecek noter tebligatı İhtarname,
- Daha evvel işten çıkarılan işçinin tekrar işe alınma daveti,
- İstifa dilekçesi,
- İbraname,
- Fesih bildirim tebligatı
- Çalışma belgesi.
- Sigortalı işten ayrılış bildirgesi (4/1 a,)
MEVLÜT KARABAYIR
Kaynak:http://www.hakimiyet.com/isci-ozluk-dosyasi-makale,3167.html
Yorum Gönder